Términos y Condiciones

2.1 Objeto. Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, registro y uso de la Plataforma Citarium, así como la relación entre el Proveedor y los usuarios que se registren o utilicen el servicio bajo cualquier modalidad, incluyendo el período de prueba gratuito.

2.2 Aceptación expresa. Al marcar la casilla "Acepto los Términos y Condiciones" durante el proceso de registro o al iniciar el período de prueba gratuito, el Usuario manifiesta de forma expresa, libre, voluntaria, informada e inequívoca que ha leído, comprendido y aceptado en su totalidad las disposiciones contenidas en el presente documento.

2.3 Validez jurídica de la aceptación electrónica. La aceptación realizada por medios electrónicos a través de la Plataforma tiene la misma validez jurídica y fuerza probatoria que una aceptación por escrito, de conformidad con lo establecido en la Ley 51 de 22 de julio de 2008, que define y regula los documentos electrónicos y las firmas electrónicas y adopta otras disposiciones para el desarrollo del comercio electrónico en la República de Panamá.

2.4 Capacidad legal. Al aceptar los presentes Términos, el Usuario declara ser mayor de edad conforme a las leyes de la República de Panamá y contar con la capacidad legal suficiente para obligarse en los términos aquí establecidos. En caso de actuar en representación de una persona jurídica, el Usuario declara contar con las facultades necesarias para vincular a dicha entidad.

2.5 Negativa de aceptación. En caso de no estar de acuerdo con cualquier disposición del presente documento, el Usuario deberá abstenerse de registrarse, iniciar el período de prueba o utilizar la Plataforma de cualquier forma. La utilización de la Plataforma sin la previa aceptación de los presentes Términos no genera relación jurídica alguna.

4.1 Naturaleza del servicio. Citarium es una plataforma de gestión de citas en línea ofrecida bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS). El Usuario Suscriptor accede a la Plataforma a través de un navegador web estándar y conexión a Internet, sin necesidad de descargar, instalar o configurar software adicional.

4.2 Funcionalidades principales.

• a)Agenda visual diaria y semanal para la administración de citas del establecimiento.
• b)Enlace público personalizado que permite a los Clientes Finales reservar citas de forma autónoma.
• c)Envío automático de recordatorios de citas por correo electrónico a los Clientes Finales.
• d)Fichas básicas de paciente o cliente, incluyendo nombre y datos de contacto, así como nombre de mascota cuando aplique.
• e)Capacidad para agregar, modificar, reprogramar y cancelar citas de forma manual desde el panel de administración.
• f)Configuración de horarios de atención, servicios ofrecidos y duración estimada de cada servicio.

4.3 Evolución del servicio. El Proveedor se reserva el derecho de modificar, mejorar, ampliar o descontinuar funcionalidades de la Plataforma. Cuando dichas modificaciones afecten de manera sustancial las funcionalidades incluidas en el plan contratado, el Proveedor notificará al Usuario por correo electrónico con un mínimo de quince (15) días calendario de anticipación.

4.4 Requisitos técnicos. Para el uso adecuado de la Plataforma, el Usuario Suscriptor requiere contar con una conexión a Internet estable y un navegador web actualizado. El Proveedor no se responsabiliza por limitaciones de acceso derivadas de las condiciones técnicas del equipo o la conexión del Usuario.

5.1 Proceso de registro. Para utilizar la Plataforma como Usuario Suscriptor, es necesario completar el formulario de registro electrónico proporcionando la información solicitada de forma veraz, completa y actualizada.

5.2 Datos personales recopilados del Usuario Suscriptor.

• a)Nombre completo de la persona natural responsable de la cuenta.
• b)Número de cédula de identidad personal.
• c)Dirección de correo electrónico.
• d)Contraseña de acceso (almacenada en formato cifrado; el Proveedor no tiene acceso a la contraseña en texto legible).

5.3 Datos personales recopilados del Cliente Final.

• a)Nombre completo del Cliente Final.
• b)Número de cédula de identidad personal.
• c)Dirección de correo electrónico.
• d)Número de teléfono de contacto.
• e)Nombre de la mascota o paciente, cuando aplique.

5.4 Datos que la Plataforma no recopila. La Plataforma no solicita, almacena ni trata: RUC, datos bancarios, números de tarjeta de crédito o débito, datos biométricos, datos de salud, historial médico, ni ningún otro dato sensible conforme a la Ley 81 de 2019.

5.5 Datos técnicos. De manera automática, la Plataforma registra dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y páginas visitadas, utilizados exclusivamente para seguridad, estabilidad y mejora del servicio de forma agregada y anónima.

5.6 Veracidad de la información. El Usuario Suscriptor se compromete a proporcionar información veraz y exacta al momento del registro y a mantenerla actualizada en todo momento.

5.7 Seguridad de la Cuenta. El Usuario Suscriptor es el único responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. En caso de detectar acceso no autorizado, deberá notificar al Proveedor de forma inmediata al correo indicado en la cláusula 20.

5.8 Intransferibilidad. La Cuenta es personal e intransferible. El Usuario Suscriptor no podrá ceder, vender, compartir ni permitir el uso de sus credenciales a terceros. El incumplimiento faculta al Proveedor a suspender o cancelar la Cuenta sin previo aviso.

6.1 Duración. El Proveedor ofrece un período de prueba gratuito de catorce (14) días calendario, contados a partir de la fecha de activación de la Cuenta.

6.2 Aceptación de términos. El inicio del período de prueba requiere obligatoriamente la aceptación expresa de los presentes Términos mediante la casilla de verificación habilitada en el formulario de registro.

6.3 Sin compromiso de contratación. El período de prueba no genera obligación de contratación posterior. Al finalizar los catorce (14) días sin que el Usuario seleccione y pague un Plan, la Cuenta se desactivará automáticamente.

6.4 Conservación de datos tras la prueba. Los datos ingresados durante el período de prueba se conservarán por treinta (30) días calendario posteriores a la desactivación. Transcurrido ese plazo sin que el Usuario haya contratado un plan, los datos serán eliminados de forma permanente.

6.5 Limitaciones. El período de prueba se ofrece una única vez por persona natural o establecimiento. El Proveedor se reserva el derecho de rechazar solicitudes que correspondan a usuarios que ya hayan utilizado un período de prueba o que se identifiquen como duplicados.

7.1 Planes disponibles. La Plataforma ofrece Planes de Suscripción en modalidad mensual y anual. Las funcionalidades, límites y precios se encuentran publicados en la página de precios de la Plataforma.

7.2 Moneda. Todos los precios se expresan y cobran en dólares de los Estados Unidos de América (USD), moneda de curso legal en la República de Panamá.

7.3 Cobro anticipado. El cobro de la suscripción se realiza de forma anticipada al inicio de cada ciclo de facturación, ya sea mensual o anual.

7.4 Métodos de pago. Los métodos de pago aceptados serán los habilitados e indicados en la Plataforma al momento de la contratación o renovación del Plan.

7.5 Comprobante de pago. El Proveedor emitirá un comprobante electrónico de pago por cada transacción, el cual será enviado al correo electrónico registrado.

7.6 Modificación de precios. El Proveedor notificará cualquier modificación de precio con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. El nuevo precio se aplicará a partir del siguiente ciclo posterior a la entrada en vigencia. El Usuario que no esté de acuerdo podrá cancelar su suscripción sin penalidad alguna.

8.1 Derecho de cancelación. El Usuario Suscriptor puede cancelar su Plan en cualquier momento desde el panel de configuración de su Cuenta, sin necesidad de justificar su decisión.

8.2 Efectos de la cancelación según el plan contratado.

• a)Plan mensual: La cancelación surte efecto al finalizar el período mensual en curso. El Usuario conserva acceso hasta la fecha de vencimiento. No se genera cobro por el mes siguiente.
• b)Plan anual: La cancelación impide la renovación automática. El Usuario conserva acceso durante todo el período anual ya pagado. No se realiza cobro adicional al vencimiento.

8.3 Política de reembolso. Como regla general, no se otorgan reembolsos por períodos parciales no utilizados. Se otorgará un reembolso proporcional únicamente si la Plataforma presenta fallas técnicas críticas atribuibles al Proveedor que impidan de manera total el uso del servicio por más de cinco (5) días hábiles continuos, y el Usuario haya notificado la falla dentro de dicho período.

8.4 Conservación de datos tras la cancelación. Una vez finalizado el período de suscripción pagado, los datos se mantendrán accesibles por treinta (30) días adicionales. Transcurrido dicho período, el Proveedor procederá a la eliminación permanente de los datos, salvo obligación legal de conservación.

9.1 Marco legal aplicable. El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamentación mediante el Decreto Ejecutivo No. 285 de 28 de mayo de 2021. La autoridad competente es la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), a través de su Dirección de Protección de Datos Personales.

9.2 Principios rectores. El Proveedor se compromete a tratar los datos personales con estricto apego a los principios de lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad, seguridad, transparencia, confidencialidad, licitud y portabilidad establecidos en la Ley 81 de 2019.

9.3 Finalidades del tratamiento.

• a)Prestación del servicio de gestión de citas contratado.
• b)Envío de recordatorios automáticos de citas por correo electrónico.
• c)Comunicaciones estrictamente relacionadas con el servicio (actualizaciones, mantenimiento, cambios en los Términos).
• d)Emisión y envío de comprobantes de pago.
• e)Mejora del servicio mediante análisis de datos de uso de manera agregada y anónima.

9.4 Consentimiento. Al aceptar los presentes Términos, el Usuario Suscriptor otorga su consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos conforme a las finalidades descritas. Este consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento mediante solicitud escrita, lo que podrá implicar la imposibilidad técnica de continuar prestando el servicio.

9.5 Derechos ARCO del titular.

• a)Derecho de Acceso: obtener confirmación del tratamiento y acceder a sus datos.
• b)Derecho de Rectificación: solicitar la corrección de datos incorrectos o desactualizados.
• c)Derecho de Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
• d)Derecho de Oposición: oponerse al tratamiento y revocar el consentimiento previamente otorgado.
• e)Derecho de Portabilidad: obtener sus datos en formato estructurado y de uso común para transferirlos a otro responsable.

El Proveedor dará respuesta a las solicitudes en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción.

9.6 Medidas de seguridad. El Proveedor implementa medidas técnicas y organizativas razonables: almacenamiento de contraseñas cifradas mediante algoritmos de hash seguros, comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS, y controles de acceso restringido a las bases de datos.

9.7 Transferencia internacional de datos. La Plataforma utiliza servicios de infraestructura de terceros cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Panamá. Dicha transferencia es lícita conforme a la Ley 81 de 2019, siempre que los custodios cumplan con estándares de protección iguales o superiores a los exigidos por la legislación panameña.

9.8 Plazo de conservación. Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, más los plazos establecidos en las cláusulas 6.4 y 8.4. Transcurridos dichos plazos, los datos serán eliminados de manera segura y permanente.

9.9 Responsabilidad del Usuario Suscriptor como responsable del tratamiento. El Usuario Suscriptor que recopile datos de sus Clientes Finales actúa como responsable del tratamiento y debe informarles sobre las finalidades del mismo y sus derechos como titulares. El Proveedor actúa como encargado del tratamiento respecto de los datos de los Clientes Finales.

10.1 Disponibilidad. El Proveedor realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma operativa el noventa y nueve por ciento (99%) del tiempo en cada mes calendario, excluyendo ventanas de mantenimiento programado.

10.2 Mantenimiento programado. El Proveedor notificará el mantenimiento programado con al menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación por correo electrónico, programándolo preferentemente en horarios de bajo uso.

10.3 Interrupciones no programadas. En caso de interrupciones no programadas, el Proveedor hará esfuerzos razonables para restablecer la operación en el menor tiempo posible y mantendrá informado al Usuario sobre el estado de la incidencia.

10.4 Soporte técnico. El soporte técnico se proporciona exclusivamente por correo electrónico en días hábiles, con un tiempo de respuesta objetivo de veinticuatro (24) horas hábiles. Los tiempos y canales disponibles podrán variar según el Plan contratado.

11.1 Obligaciones del Usuario. El Usuario se compromete a utilizar la Plataforma de buena fe, conforme a la ley, la moral y el orden público.

11.2 Conductas prohibidas.

• a)Realizar actividades ilícitas o contrarias a la legislación vigente.
• b)Recopilar o tratar datos personales de terceros sin su consentimiento o para fines distintos a la gestión de citas.
• c)Enviar comunicaciones comerciales no solicitadas (spam) a través de la Plataforma.
• d)Intentar acceder a cuentas de otros usuarios o a áreas restringidas sin autorización.
• e)Introducir virus, código malicioso o cualquier elemento que pueda dañar o interferir con la Plataforma.
• f)Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente, salvo en los supuestos expresamente permitidos por la Ley 64 de 2012.
• g)Revender, sublicenciar o comercializar el acceso a la Plataforma sin autorización previa y por escrito del Proveedor.
• h)Suplantar la identidad de otra persona o entidad.

11.3 Consecuencias del incumplimiento. El incumplimiento faculta al Proveedor a suspender o cancelar la Cuenta de forma inmediata y sin previo aviso, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes y sin derecho a reembolso.

12.1 Marco legal aplicable. La protección de la Plataforma se rige por la Ley 64 de 10 de octubre de 2012 sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos de la República de Panamá, que reconoce a los programas de ordenador como obras literarias protegidas.

12.2 Propiedad de la Plataforma. La Plataforma Citarium, incluyendo su código fuente, arquitectura, diseño visual, logotipos, marca, textos, interfaces e interfaces de usuario, es propiedad intelectual exclusiva de Web-innova Studio. El uso de la Plataforma no confiere al Usuario ningún derecho de propiedad intelectual sobre la misma.

12.3 Licencia de uso. El Proveedor otorga al Usuario Suscriptor una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, revocable y sin derecho de sublicencia para acceder y utilizar la Plataforma durante la vigencia de su suscripción.

12.4 Conductas prohibidas en materia de propiedad intelectual. Queda expresamente prohibido reproducir, distribuir, modificar o crear obras derivadas de la Plataforma; realizar ingeniería inversa salvo lo permitido por la Ley 64 de 2012; y eliminar u ocultar avisos de derechos de autor o marcas.

12.5 Propiedad de los datos del Usuario. Los datos e información que el Usuario Suscriptor ingrese en la Plataforma son y seguirán siendo propiedad exclusiva del Usuario. El Proveedor no los utilizará para fines distintos a la prestación del servicio.

13.1 Servicio proporcionado "tal cual". En la máxima medida permitida por la legislación panameña, la Plataforma se proporciona "tal cual" y "según disponibilidad". El Proveedor no garantiza que el servicio sea ininterrumpido, libre de errores o que cumpla con todas las expectativas particulares de cada Usuario.

13.2 Límite máximo de responsabilidad. En ningún caso la responsabilidad total del Proveedor excederá el monto total efectivamente pagado por el Usuario durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores al evento que dé origen al reclamo.

13.3 Exclusiones de responsabilidad.

• a)Daños derivados de interrupciones en el servicio de Internet del Usuario o en servicios de terceros.
• b)Pérdidas económicas indirectas, lucro cesante, daño emergente o daños incidentales derivados del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma.
• c)La relación comercial entre el Usuario Suscriptor y sus Clientes Finales, incluyendo la efectiva asistencia a las citas.
• d)El contenido, veracidad o exactitud de la información ingresada por los Usuarios o Clientes Finales.
• e)Accesos no autorizados derivados de la negligencia del Usuario en la custodia de sus credenciales.

15.1 Exención de responsabilidad por fuerza mayor. Ninguna de las partes será responsable por incumplimiento o retraso cuando sea consecuencia directa de un evento de fuerza mayor o caso fortuito.

15.2 Eventos considerados. Se consideran eventos de fuerza mayor, de manera enunciativa: desastres naturales, pandemias o emergencias sanitarias declaradas por autoridad competente, conflictos armados, actos de gobierno, interrupciones generalizadas de telecomunicaciones o energía, ataques cibernéticos masivos, y cualquier otro evento imprevisible e inevitable fuera del control razonable de las partes.

15.3 Notificación. La parte afectada deberá notificar a la otra en el menor tiempo posible, indicando la naturaleza del evento y su duración estimada. Las obligaciones suspendidas se reanudarán una vez cesada la causa.

16.1 Prohibición de cesión por el Usuario. El Usuario Suscriptor no podrá ceder ni transferir a terceros los derechos y obligaciones derivados de los presentes Términos sin la previa conformidad escrita del Proveedor.

16.2 Facultad de cesión por el Proveedor. El Proveedor podrá ceder los derechos y obligaciones en caso de fusión, adquisición, reorganización societaria o venta de activos, con al menos treinta (30) días calendario de notificación previa al Usuario. En caso de desacuerdo, el Usuario podrá cancelar su suscripción sin penalidad.

17.1 Derecho de modificación. El Proveedor se reserva el derecho de modificar los presentes Términos en cualquier momento para adecuarlos a cambios legislativos, mejoras del servicio o nuevas condiciones comerciales.

17.2 Notificación. Toda modificación sustancial será notificada al Usuario con al menos quince (15) días calendario de anticipación, incluyendo un resumen de los cambios y un enlace al texto completo actualizado.

17.3 Aceptación tácita. El uso continuado de la Plataforma con posterioridad a la entrada en vigencia de las modificaciones constituirá la aceptación tácita de los nuevos Términos.

17.4 Derecho de cancelación por desacuerdo. Si el Usuario no está de acuerdo con las modificaciones, podrá cancelar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigencia sin penalidad, conforme al procedimiento de la cláusula 8.

18.1 Terminación por parte del Proveedor.

• a)Incumplimiento comprobado de cualquier disposición de los presentes Términos.
• b)Falta de pago correspondiente a dos (2) o más ciclos de facturación consecutivos.
• c)Uso de la Plataforma para actividades ilícitas conforme a la cláusula 11.
• d)Decisión de descontinuar la operación de la Plataforma de forma permanente, con aviso previo mínimo de sesenta (60) días. En este supuesto, el Proveedor facilitará la exportación de datos antes del cese.

18.2 Efectos de la terminación. Al producirse la terminación, se aplicarán las disposiciones sobre conservación y eliminación de datos establecidas en la cláusula 8.4.

19.1 Ley aplicable. Los presentes Términos se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Panamá.

19.2 Jurisdicción. Para cualquier controversia derivada de los presentes Términos, las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, se someten voluntariamente a la jurisdicción de los tribunales ordinarios del Primer Circuito Judicial de Panamá, con sede en la ciudad de Panamá.

20.1 Canales oficiales de comunicación. Para todo lo relacionado con los presentes Términos, el ejercicio de derechos ARCO, consultas, soporte técnico, reclamos o cualquier otra comunicación oficial, el Usuario podrá contactar al Proveedor a través de los siguientes canales: